Polityka prywatności i ochrony danych

1. Administrator danych osobowych

QLC Piotr Szymanowski
ul. Jaśminowa 12, 72-100 Białuń, Polska
E-mail: sklep@essentiva.pl
Telefon: 515 504 756 (pon-pt 9:00-15:00)

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest QLC Piotr Szymanowski prowadzący działalność gospodarczą pod powyższym adresem, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w sklepie internetowym Essentiva.

2. Jakie dane zbieramy

Dane osobowe zbierane bezpośrednio od Użytkownika

Dane rejestracyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, hasło (w formie zaszyfrowanej).

Dane adresowe: adres dostawy (ulica, numer domu lub mieszkania, kod pocztowy, miasto), adres do faktury (jeśli różni się od adresu dostawy), dane firmy w przypadku zakupów firmowych (NIP, nazwa firmy, adres).

Dane o zamówieniach: historia zamówień i zakupów, preferencje dostawy i płatności, komunikacja związana z zamówieniami, opinie i recenzje produktów.

Dane zbierane automatycznie

Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i jej wersja, system operacyjny, rozdzielczość ekranu, lokalizacja geograficzna na podstawie IP.

Dane o aktywności: odwiedzane strony i produkty, czas spędzony na stronie, źródło ruchu, wzorce nawigacji, produkty dodawane do koszyka.

3. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych następuje na podstawie:

• Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, wykonanie umowy: realizacja zamówień, dostawa produktów, obsługa płatności, obsługa konta klienta.
• Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, zgoda: marketing bezpośredni, newsletter, analityka Google Analytics (po uzyskaniu zgody na cookies), piksele reklamowe Meta i TikTok wraz z zaawansowanym dopasowaniem (po uzyskaniu zgody na cookies marketingowe).
• Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, prawnie uzasadniony interes: analiza ruchu na stronie, bezpieczeństwo systemu, dochodzenie roszczeń, podstawowa analityka.
• Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, obowiązek prawny: prowadzenie dokumentacji księgowej, wydawanie faktur zgodnie z przepisami podatkowymi.

4. Cele przetwarzania danych

Obsługa e-commerce

• Realizacja zamówień, dostawa produktów, obsługa płatności, wystawianie faktur, obsługa zwrotów i reklamacji.

Zarządzanie kontem

• Tworzenie i zarządzanie kontem, historia zamówień, lista życzeń, preferencje użytkownika, obsługa logowania.

Analityka i optymalizacja

• Analiza ruchu na stronie, optymalizacja doświadczeń użytkownika, badanie preferencji klientów, testowanie funkcjonalności, raportowanie biznesowe.

Komunikacja i marketing

• Newsletter i promocje, powiadomienia o zamówieniach, obsługa klienta, spersonalizowane rekomendacje, komunikaty systemowe.

Bezpieczeństwo i prawo

• Ochrona przed oszustwami, bezpieczeństwo transakcji, prowadzenie księgowości, dochodzenie roszczeń, wypełnianie obowiązków prawnych.

Funkcjonalność techniczna

• Działanie koszyka zakupowego, zapamiętywanie preferencji, optymalizacja wydajności, diagnostyka problemów, wsparcie techniczne.

5. Okres przechowywania danych

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Pani/Panu następujące prawa w zakresie ochrony danych osobowych:

• Prawo dostępu (art. 15 RODO): otrzymanie informacji o przetwarzanych danych oraz otrzymanie kopii danych.
• Prawo sprostowania (art. 16 RODO): poprawianie nieprawidłowych lub uzupełnianie niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia (art. 17 RODO): prawo do bycia zapomnianym, usunięcie danych gdy przestały być potrzebne.
• Prawo ograniczenia (art. 18 RODO): ograniczenie przetwarzania danych w określonych sytuacjach.
• Prawo przenoszenia (art. 20 RODO): otrzymanie danych w formacie umożliwiającym przeniesienie do innego administratora.
• Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO): sprzeciw wobec przetwarzania danych, w szczególności do celów marketingowych.
• Cofnięcie zgody: cofnięcie zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.
• Prawo do skargi (art. 77 RODO): wniesienie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Firmy kurierskie i logistyczne (dostawa zamówionych produktów): DPD, DHL, UPS, InPost, Poczta Polska.
• Operatorzy płatności (przetwarzanie płatności): mElements S.A. (operator serwisu Paynow) oraz, w zakresie płatności kartami, organizacje kartowe i banki uczestniczące w rozliczeniu płatności.
• Dostawcy usług IT (hosting, wsparcie techniczne, bezpieczeństwo): dostawcy hostingu, firmy IT, systemy CRM.
• Dostawcy narzędzi analitycznych (analiza ruchu, optymalizacja): Google Analytics, narzędzia do testów A/B.
• Platformy reklamowe (remarketing, pomiar konwersji, kierowanie reklam): Meta Platforms Ireland Ltd. (piksel Meta, Facebook i Instagram) oraz TikTok Technology Limited (piksel TikTok), tylko po uzyskaniu zgody na marketing. Z Meta i TikTok jesteśmy współadministratorami w zakresie zbierania danych na naszej stronie i przekazania ich tym serwisom; dalsze przetwarzanie odbywa się na zasadach ich polityk prywatności.
• Platformy e-mail marketingu (wysyłka newsletterów): tylko po uzyskaniu zgody na marketing.
• Podmioty upoważnione przez prawo (obowiązki prawne): organy podatkowe, sądy, prokuratura, policja.

8. Transfer danych do państw trzecich

Google Analytics i usługi Google

W związku z korzystaniem z Google Analytics niektóre dane mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych. Zabezpieczenia: Google posiada decyzję o adekwatności dla transferu danych UE-USA, stosujemy anonimizację adresów IP, ograniczamy czas przechowywania danych do 26 miesięcy, a transfer następuje tylko po uzyskaniu zgody na cookies.

Meta (Facebook, Instagram)

W związku z korzystaniem z piksela Meta niektóre dane mogą być przekazywane do Meta Platforms, Inc. w Stanach Zjednoczonych. Zabezpieczenia: Meta Platforms, Inc. jest certyfikowana w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony), a transfer następuje tylko po uzyskaniu zgody na cookies marketingowe.

TikTok

W związku z korzystaniem z piksela TikTok niektóre dane mogą być przekazywane do podmiotów z grupy TikTok, w tym poza Europejski Obszar Gospodarczy (między innymi do Stanów Zjednoczonych i Singapuru). Zabezpieczenia: stosujemy standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, a transfer następuje tylko po uzyskaniu zgody na cookies marketingowe.

Inne transfery międzynarodowe

W przypadku korzystania z innych usług dostawców spoza UE stosujemy standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, sprawdzenie adekwatności ochrony danych w kraju docelowym, dodatkowe środki techniczne i organizacyjne oraz regularne audyty bezpieczeństwa dostawców.

9. Polityka plików cookies

Czym są pliki cookies?

Pliki cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu podczas odwiedzania naszej strony internetowej. Umożliwiają one rozpoznanie Twojej przeglądarki i zapamiętanie określonych informacji.

Rodzaje używanych cookies

Zarządzanie cookies

Ustawienia przeglądarki. Możesz zarządzać cookies poprzez ustawienia swojej przeglądarki (Chrome, Firefox, Safari, Edge), w sekcji prywatności i plików cookie.

Panel zgód na stronie. Przy pierwszej wizycie pojawi się panel zgód, gdzie możesz wybrać, które kategorie cookies chcesz zaakceptować. Możesz zmienić swoje preferencje lub cofnąć zgodę w dowolnym momencie, klikając „Ustawienia cookies” w stopce strony. Cofnięcie zgody natychmiast wyłącza piksele i usuwa ich pliki cookies.

10. Google Analytics i technologie śledzące

Google Analytics 4

Używamy Google Analytics do analizy ruchu na stronie i optymalizacji doświadczeń użytkowników. Zbierane dane: informacje o odwiedzanych stronach, czas spędzony na stronie, źródło ruchu, informacje o urządzeniu i przeglądarce, zanonimizowany adres IP, demografia i zainteresowania (jeśli dostępne). Zabezpieczenia: anonimizacja adresów IP, wyłączenie reklam spersonalizowanych, czas przechowywania 26 miesięcy, możliwość opt-out dla użytkowników.

Śledzenie wizyt i zachowań

Implementujemy własne rozwiązania do śledzenia aktywności użytkowników w celu optymalizacji sklepu: optymalizacja ścieżek zakupowych, personalizacja rekomendacji produktów, identyfikacja problemów użyteczności, testowanie nowych funkcjonalności, analiza skuteczności promocji. Czas przechowywania: 12 miesięcy.

Analityka użytkowania

Zbieramy dane o sposobie korzystania ze sklepu w celu poprawy funkcjonalności: najpopularniejsze produkty i kategorie, wzorce nawigacji, punkty opuszczenia strony, efektywność procesu zakupowego, wydajność wyszukiwarki produktów.

Piksel Meta (Facebook, Instagram)

Korzystamy z piksela Meta do pomiaru skuteczności reklam, remarketingu i kierowania reklam do użytkowników w serwisach Facebook i Instagram. Zbierane dane: zdarzenia w sklepie (odwiedziny stron, dodanie do koszyka, rozpoczęcie zamówienia, zakup), informacje o urządzeniu i przeglądarce, adres IP oraz identyfikatory plików cookies. Piksel uruchamiany jest po uzyskaniu zgody na cookies marketingowe. Podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Szczegóły przetwarzania przez Meta: polityka prywatności Meta.

Piksel TikTok

Korzystamy z piksela TikTok do pomiaru skuteczności reklam, remarketingu i kierowania reklam do użytkowników w serwisie TikTok. Zbierane dane: zdarzenia w sklepie (odwiedziny stron, dodanie do koszyka, zakup), informacje o urządzeniu i przeglądarce, adres IP oraz identyfikatory plików cookies. Piksel uruchamiany jest po uzyskaniu zgody na cookies marketingowe. Podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Szczegóły przetwarzania przez TikTok: polityka prywatności TikTok.

Zaawansowane dopasowanie (Meta i TikTok)

Jeśli wyrazisz zgodę na cookies marketingowe, piksele Meta i TikTok korzystają z automatycznego zaawansowanego dopasowania. Dane, które podajesz w formularzach sklepu (adres e-mail, numer telefonu, imię, nazwisko, miasto, kod pocztowy), są w Twojej przeglądarce zamieniane na skrót (hash SHA-256) i przekazywane do Meta i TikTok razem ze zdarzeniami. Meta i TikTok porównują te skróty z danymi swoich użytkowników, aby przypisać wizytę lub zakup do konta w ich serwisie, zmierzyć skuteczność reklam i dopasować reklamy. Skrót nie jest przekazywany w postaci jawnej, ale nadal jest daną osobową. Bez zgody na cookies marketingowe zaawansowane dopasowanie nie działa. Podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); zgodę możesz cofnąć w „Ustawieniach cookies” w stopce strony.

Rezygnacja ze śledzenia

• Google Analytics: zainstaluj dodatek Google Analytics Opt-out lub skonfiguruj blokowanie w ustawieniach cookies.
• Śledzenie wizyt: wyłącz cookies analityczne w panelu zgód na stronie.
• Piksele Meta i TikTok oraz zaawansowane dopasowanie: wyłącz cookies marketingowe w „Ustawieniach cookies” w stopce strony lub dostosuj ustawienia reklam w serwisach Facebook, Instagram i TikTok.
• Wszystkie cookies: skonfiguruj blokowanie w ustawieniach przeglądarki.

11. Bezpieczeństwo danych osobowych

Bezpieczeństwo Twoich danych osobowych jest dla nas priorytetem. Stosujemy zaawansowane środki techniczne i organizacyjne:

Zabezpieczenia techniczne

• Szyfrowanie SSL/TLS dla wszystkich połączeń, zaawansowane hasła i dwuskładnikowe uwierzytelnianie, regularne aktualizacje systemów, firewall i systemy wykrywania włamań, szyfrowanie danych w bazach danych, backup i przywracanie danych, monitoring bezpieczeństwa 24/7.

Zabezpieczenia organizacyjne

• Ograniczenie dostępu na zasadzie need to know, regularne szkolenia personelu z RODO, procedury obsługi incydentów bezpieczeństwa, umowy o poufności z pracownikami, audyty bezpieczeństwa i penetration testing, dokumentacja procedur, plan odzyskiwania po awarii.

Ochrona przed zagrożeniami

• Antywirus i anti-malware na wszystkich systemach, systemy wykrywania anomalii w ruchu, ochrona przed atakami DDoS, analiza podatności systemu, logi i audyt działań, izolacja systemów krytycznych, plan reagowania na incydenty.

Zarządzanie dostępem

• System uprawnień oparty na rolach (RBAC), regularna weryfikacja uprawnień, logowanie wszystkich dostępów do danych, automatyczne wylogowywanie po bezczynności, kontrola dostępu fizycznego do serwerów, pseudonimizacja danych gdzie to możliwe, minimalizacja zbieranych danych.

Certyfikaty i zgodność. Nasze systemy są regularnie audytowane pod kątem zgodności z RODO oraz najlepszymi praktykami branżowymi. Współpracujemy z certyfikowanymi dostawcami usług IT, którzy również spełniają wysokie standardy bezpieczeństwa.

12. Zmiany polityki prywatności

Aktualizacje polityki

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w przypadku zmian w przepisach prawa, wprowadzenia nowych funkcjonalności, zmian w sposobie przetwarzania danych, aktualizacji zabezpieczeń oraz korekt błędów lub ulepszeń czytelności dokumentu.

Powiadomienia o zmianach

O istotnych zmianach powiadomimy Cię poprzez e-mail na adres powiązany z kontem, powiadomienie na stronie głównej, pop-up lub banner informacyjny przy pierwszej wizycie po zmianie oraz informację w newsletterze.

Terminy wejścia w życie

• Mniejsze zmiany: wchodzą w życie natychmiast po opublikowaniu.
• Istotne zmiany: 14 dni od powiadomienia użytkowników.
• Zmiany wymagające zgody: po uzyskaniu nowej zgody od użytkowników.
• Zmiany wynikające z prawa: zgodnie z wymogami przepisów.

Historia zmian. Archiwalne wersje Polityki Prywatności są dostępne na żądanie. Możesz poprosić o udostępnienie poprzednich wersji, kontaktując się z nami pod adresem sklep@essentiva.pl.

13. Kontakt w sprawie danych osobowych

Kontakt pisemny

QLC Piotr Szymanowski, Dział Ochrony Danych Osobowych, ul. Jaśminowa 12, 72-100 Białuń, Polska.

Kontakt elektroniczny

Sprawy RODO oraz ogólne: sklep@essentiva.pl
Telefon: dostępny pon-pt 9:00-17:00
Odpowiedź: do 30 dni roboczych

Informacje o przetwarzaniu Twojego zapytania. Dane osobowe podane w korespondencji będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes). Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń.

Wersja dokumentu 2.0. Data obowiązywania: od 27 września 2026.